地鐵高速發(fā)展中知識管理應(yīng)用的思考
摘 要 知識管理的價值是運用集體的智慧。重組和優(yōu)化組織機構(gòu)和業(yè)務(wù)流程，規(guī)范工作程序提高員工工作能力和工作效率，以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標，促進企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)知識管理實施應(yīng)與企業(yè)的戰(zhàn)略目標相一致，以切實可行的措施，提高工作質(zhì)量和效率，增強企業(yè)的市場競爭力。滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。
關(guān)鍵詞 知識知識管理創(chuàng)新
根據(jù)我國地鐵事業(yè)的發(fā)展狀況和企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需求，提高企業(yè)管理效率，加強企業(yè)后勁，保持企業(yè)持續(xù)發(fā)展，倡議地鐵設(shè)計單位、建設(shè)單位、建設(shè)管理單位和地鐵管理運營單位應(yīng)重視知識管理的應(yīng)用和實踐。知識管理是以人為中心，以信息為基礎(chǔ)，以知識創(chuàng)新為目標，將知識看作是一種可開發(fā)資源的管理思想；是協(xié)助企業(yè)組織和個人圍繞各種來源的知識內(nèi)容，利用信息技術(shù)，實現(xiàn)知識的生產(chǎn)、分享、應(yīng)用和創(chuàng)新，并在企業(yè)個人、組織、業(yè)務(wù)目標以及經(jīng)濟績效等諸個方面形成知識優(yōu)勢和產(chǎn)生價值的過程。
1 結(jié)合地鐵高速發(fā)展聯(lián)想的問題
隨著全國各城市地鐵的不斷建成通車和后續(xù)地鐵建設(shè)項目的快速推進，與地鐵建設(shè)密切相關(guān)的知識應(yīng)用面臨著兩個問題：
(1)如何把已有的建設(shè)、運營經(jīng)驗和知識應(yīng)用到工作中，提高工作效率，減少錯誤重犯的機率。
(2)如何使員工在擁有工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新，推動企業(yè)的技術(shù)進步。
知識管理是解決上述問題的最佳辦法。知識管理是將人、流程、信息技術(shù)進行有機結(jié)合的管理手段和過程，是對知識加以有效識別、獲取、開發(fā)、儲存和傳遞。通過對圖紙和設(shè)計要求的標準化、流程的規(guī)范化以及知識的共享、交流和創(chuàng)新，可改進和提高個人、部門和企業(yè)的創(chuàng)新能力、響應(yīng)能力和技能素質(zhì)，從而可高效地推進地鐵的建設(shè)，更新的設(shè)計理念。在工程技術(shù)方面可有效應(yīng)用知識管理，在運營、物業(yè)開發(fā)、企業(yè)建設(shè)等方面同樣可以發(fā)揮知識管理的作用，最終全面提高企業(yè)的市場競爭力和企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
企業(yè)實施知識管理的思路
實現(xiàn)知識管理不僅需要IT系統(tǒng)的支撐，更需要領(lǐng)導層的支持和全體員工對知識管理的良好認知。有了這樣的思想基礎(chǔ)，才能在企業(yè)中形成知識交流的氣氛，有效推動知識管理的實施。實施過程需結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標認真策劃知識管理的總體計劃和目標，以確保知識價值與企業(yè)價值的一致性。
知識管理是一個由思想到行動、由局部到全局的過程。不同的知識管理方案可形成對企業(yè)不同類型知識的管理，最后構(gòu)成一個比較完善和全面的企業(yè)知識管理結(jié)構(gòu)。整個系統(tǒng)的建設(shè)需要一定的周期，宜分階段實施，系統(tǒng)的實施可以分三個階段進行：
(1)注重業(yè)務(wù)工作中的信息和知識需求，圍繞目前業(yè)務(wù)急需或效益明顯的需求，充分挖掘企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)的潛力，力求作少量的硬件補充和必要的軟件修改，提高工作效率以及方便員工進行知識交流，形成初步的工程管理平臺和知識交流共享平臺。
(2)研究工作流程和企業(yè)組織架構(gòu)的重組或調(diào)整，圍繞企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，設(shè)計簡潔高效的業(yè)務(wù)過程。當然，這一步涉及到組織架構(gòu)的重大改變，必須非常慎重。
(3)建立功能強大的知識管理系統(tǒng)，將各種不同類型的知識管理技術(shù)融合在一起，使集成平臺、知識平臺、辦公平臺和決策平臺共同地充分發(fā)揮作用。
為配合這三階段的實現(xiàn)，企業(yè)首先應(yīng)設(shè)專題試點研究本企業(yè)知識管理的內(nèi)容和技術(shù)路線，獲取經(jīng)驗后再全面推廣到工程建設(shè)和運營中。
知識管理在地鐵建設(shè)發(fā)展中的作用
從大道理講，知識管理有著其極大的吸引力，而企業(yè)在決定實施知識管理之前，要結(jié)合實際情況，尋找知識管理對本企業(yè)的利益所在和驅(qū)動力所在，這對知識管理的推動非常重要。本人認為，對于各地鐵設(shè)計單位、建設(shè)單位、建設(shè)管理單位和地鐵運營單位，知識管理的作用表現(xiàn)在：
(1)地鐵建設(shè)項目的快速發(fā)展，要求我們能有效管理工程的質(zhì)量、進度和投資。而知識管理通過快速、準確地收集工程信息，進行知識整合和加快知識流，可縮短工期，有助于提高工程設(shè)計質(zhì)量和速度，有助于招評標工作的規(guī)范化和有助于施工進度及質(zhì)量的控制。
(2)地鐵是個新興的行業(yè)，地鐵設(shè)計、建設(shè)、運營的專業(yè)人才奇缺。為保護企業(yè)和個人的知識，企業(yè)有必要實施知識管理，有效挖掘員工的顯性及隱性知識，整合企業(yè)的知識庫，使企業(yè)不致因人員流動而出現(xiàn)知識流失。
(3)從持續(xù)發(fā)展考慮，現(xiàn)在開始實施知識管理，將使企業(yè)有豐富的知識庫和快速獲取信息的有效手段，有利于知識的創(chuàng)新。由于新思想新概念的不斷產(chǎn)生和應(yīng)用，可使企業(yè)在同行業(yè)中始終名列前茅，達到多快好省的設(shè)計和項目建設(shè)管理效果、實現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的營運。
(4)經(jīng)歷了多個地鐵建設(shè)、運營項目的實踐，知識管理可為員工提供一個充分交流的平臺，方便企業(yè)內(nèi)各專業(yè)、各部門進行相關(guān)業(yè)務(wù)的知識溝通，甚至與同行的企業(yè)進行業(yè)務(wù)交流。這一方面有利于豐富企業(yè)的知識庫，另方面有利于加快知識的創(chuàng)新和傳播。
企業(yè)當前宜開展的具體的工作
為配合緊張的項目建設(shè)工作進行，企業(yè)應(yīng)把能高效處理目前急需業(yè)務(wù)的知識管理手段列為當務(wù)之急，力求以簡單、成熟的、易見成效的方法開始實施知識管理，把工作流程融人到系統(tǒng)流程。
4.1 利用企業(yè)現(xiàn)有設(shè)計管理系統(tǒng)，規(guī)范圖紙和工程藍本的制作、審查、管理和使用。利用辦公自動化系統(tǒng)管理工地的工程進展
將工程中重復使用的必需的文件、圖紙進行統(tǒng)一的標準化，經(jīng)審核后，作為工作的范本或模塊使用。套用標準模塊或?qū)藴誓K作適量修改引用所需花費的設(shè)計時間少、質(zhì)量高、錯誤少、成本低，設(shè)計人員有更多的精力創(chuàng)新設(shè)計理念和考慮設(shè)計難點。設(shè)計審查只需審查模塊引用的條件是否合適以及改進部分是否合理，使審查效率也大大提高。
對項目各階段制作的設(shè)計文件要求提供深度一致的范本和格式。確定項目各專業(yè)總體設(shè)計、初步設(shè)計、施工設(shè)計階段的范本，在今后的同類項目中各專業(yè)參照執(zhí)行。套用范本使得每個專業(yè)的設(shè)計深度趨于一致，章節(jié)內(nèi)容規(guī)范、全面，從而提高設(shè)計質(zhì)量。
制訂各工點信息上報制度，通過系統(tǒng)填報相關(guān)信息表格文件和下達相關(guān)指令，使項目管理規(guī)范、效率提高。
4.2 利用企業(yè)現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)，建立專業(yè)交流園地，促進知識創(chuàng)新和共享
盡快建立知識社區(qū)和交流平臺，方便員工進行信息交流和共享，這樣能大大提高資料的利用率和提高工作效率，更重要的是加速人員學習知識、創(chuàng)造知識和運用知識。通過交流平臺，可將所做的項目方案、體會、案例和成果報告記載進人知識庫，讓大家共享；也可以作方案討論，促進方案的優(yōu)化。
企業(yè)可根據(jù)自身的人員結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)情況，在現(xiàn)有的系統(tǒng)內(nèi)建立專業(yè)知識交流社區(qū)試點。一方面通過必要的手段對那些已有知識進行再造，使其適合分享和傳播，迅速激活沉淀的知識；另方面使各部門的相關(guān)專業(yè)人員可通過這一環(huán)境，快速了解其他員工在做什么，自己是否能夠提供幫助和建議，是否對自己的研究工作有啟發(fā)，從而使知識在企業(yè)中加快移動和產(chǎn)生效應(yīng)。試點的經(jīng)驗將對知識管理系統(tǒng)的全面導入提供有力的支持。
4.3 把知識管理工作提到企業(yè)的議事日程，指定專門業(yè)務(wù)部門負責該工作的策劃和推進
指定部門首先與各業(yè)務(wù)部門詳細交換意見，對現(xiàn)有的辦公自動化和設(shè)計管理系統(tǒng)完善急需功能的設(shè)計和門戶設(shè)計，保證系統(tǒng)的正常運行。同時強化員工的信息系統(tǒng)培訓，對關(guān)鍵用戶需作重點培訓。
為有效推動目前信息系統(tǒng)投人到知識管理工作，人力資源部門應(yīng)盡快制訂相應(yīng)的管理和激勵措施，把員工的系統(tǒng)應(yīng)用情況等作為一項考核內(nèi)容納入員工的綜合考核中，并對在知識管理活動中表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予特別的獎勵。制訂促進知識管理的激勵措施，包括文化激勵、晉升激勵和金錢激勵等。
企業(yè)全面實施知識管理需完成的工作
5.1 企業(yè)中高層領(lǐng)導對知識管理工作應(yīng)重視和參與
對項目的思想與認識是項目成功實施的關(guān)鍵因素，需要在項目啟動前后，取得企業(yè)高層領(lǐng)導的高度重視和參與，得到企業(yè)高層領(lǐng)導的承諾，切實投入與支持項目工作。具體的工作包括：
(1)建立項目領(lǐng)導委員會，項目委員會，項目職能小組，任命合適的項目負責人。實施知識管理必須由企業(yè)一、二把手參加項目領(lǐng)導委員會，以得到企業(yè)最高層真正強有力的支持，對資源的調(diào)配、重大業(yè)務(wù)流程的重組和組織結(jié)構(gòu)的改變進行決策。
(2)建立知識管理體制，包括知識管理組織體系和知識管理制度。
5.2 建立完善的運行機制
獲得企業(yè)高層的參與和支持，可以使知識管理的建設(shè)應(yīng)用行政命令手段促進員工參與到知識管理體系中去；而利用利益驅(qū)動的手段，可以促進員工主動參與到知識管理的建設(shè)與應(yīng)用中去。這兩種手段都需要建立完善的運行機制來保障實施。目前較為有效的促進知識創(chuàng)新、共享與應(yīng)用的機制主要有：創(chuàng)新失敗寬容機制、企業(yè)知識分類與標準化制度、企業(yè)文檔積累與更新制度、外部知識內(nèi)化機制、知識寬松交流機制等。我們可以在參照這些機制的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身企業(yè)的實際情況，研究適用的機制。
5.4 建立有利于知識管理的業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)
在計算機和網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，按照核心業(yè)務(wù)流程的需要，對企業(yè)進行大改組，減少組織層次，從而加強決策層與作業(yè)層間信息的直接溝通和有效傳遞。當然，這會涉及許多人的切身利益，必須在條件成熟的時候才能有效實施。在進行流程重組過程，需要外部有經(jīng)驗的咨詢顧問參與，使流程重新設(shè)計具備創(chuàng)新的特點，并減少知識管理系統(tǒng)建設(shè)中的風險。
5.5 在規(guī)劃企業(yè)的人力資源時要有意識地調(diào)整員工的專業(yè)結(jié)構(gòu)，形成合理的人才體系，使員工的知識結(jié)構(gòu)具有互補性
建立使人才與企業(yè)同步發(fā)展的合作關(guān)系，制定留住人才的管理政策，建立一套制度去激勵員工獲取知識、應(yīng)用知識和貢獻知識。
5.6 形成學習型組織，使員工的個人知識具衣活力
由于“知識不是到要做的時候才需要學習的，學習了知識才知道在什么時候應(yīng)該用”，學習型組織是企業(yè)進行知識積累、知識應(yīng)用最有效的組織形態(tài)，是企業(yè)知識增加的基礎(chǔ)，學習型組織的形成對于企業(yè)獲得和保持核心競爭力，具有根本性的意義。
6 企業(yè)全面實施知識管理可考慮的具體步驟
(1)收集基本資料。設(shè)計調(diào)查問卷，對各級主要領(lǐng)導及業(yè)務(wù)骨干進行廣泛深人的訪談、分析和反饋確認。
(2)流程調(diào)查與需求分析。進行業(yè)務(wù)流程調(diào)查與描述，了解目前管理中存在的問題，明晰業(yè)務(wù)人員需求和管理目標，為業(yè)務(wù)流程設(shè)計與優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。
(3)業(yè)務(wù)流程重組?；跇I(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀描述，確定“關(guān)鍵流程”，對流程進行分析診斷，運用先進管理思想設(shè)計優(yōu)化流程。該過程必須謹慎地分兩個途徑推進：現(xiàn)有流程改善和流程改造重組。流程改善是在現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)基本不變的條件下進行，而流程重組則是在流程和組織結(jié)構(gòu)均發(fā)生大的變化的條件下進行。
(4)各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備和安裝前的文檔控制，進行文檔標準化。
(5)采用分模塊實施策略，針對各種業(yè)務(wù)和功能進行模塊設(shè)計及決策支持性模塊設(shè)計。
(6)貫徹持續(xù)的培訓。對企業(yè)知識管理加強理念和系統(tǒng)培訓，包括對項目工作組的培訓、對軟件功能操作的培訓、對新流程運行的培訓，對數(shù)據(jù)分析的培訓、對管理監(jiān)控與持續(xù)改善的培訓。
(7)定期進行數(shù)據(jù)驗證和總結(jié)。明晰新流程，熟練操作技巧，保證安全穩(wěn)鍵。流程重新設(shè)計后需選擇試點和分階段實施，分階段驗收，以控制項目風險。對各階段目標成果予以確定，總結(jié)與改進，穩(wěn)扎穩(wěn)打、不斷推進。
(8)關(guān)注最終目標的實現(xiàn)。建立績效監(jiān)控，規(guī)范總監(jiān)會議，建立管理評價指標體系，不斷自我改善。
(9)周期性運行審查。企業(yè)設(shè)立改進小組，負責應(yīng)用流程的調(diào)整優(yōu)化，改善應(yīng)用效果，提高分析水平，并輔助管理評價，溝通最新的發(fā)展。
(10)維護與升級，對企業(yè)的應(yīng)用效果和優(yōu)化需求要有快速動態(tài)響應(yīng)，隨時升級更新系統(tǒng)。
7 企業(yè)實施知識管理需重視的幾個方面
(1)領(lǐng)導和員工需首先樹立正確的知識管理理念，需邀請知識管理專業(yè)咨詢公司進行知識管理理念培訓。
(2)知識管理實施需要人力資源部門、業(yè)務(wù)部門以及信息部門的參與，且應(yīng)由業(yè)務(wù)部門牽頭，企業(yè)高層領(lǐng)導專人負責。
(3)知識管理必須與企業(yè)目標和業(yè)務(wù)融合。
(4)知識管理必須分步實施，系統(tǒng)的選擇需審慎和適用。
8 結(jié)論
要使企業(yè)能持續(xù)健康地發(fā)展，在激烈的市場競爭中保持強大的競爭力，企業(yè)應(yīng)以高效的管理手段貫穿于各項管理中，包括以新型的知識管理逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的企業(yè)管理。規(guī)范工作程序和知識的高效利用將極大提高我們的工作能力、質(zhì)量和效率，直接推動企業(yè)目標的實現(xiàn)，促進企業(yè)的發(fā)展。
知識管理的實施需要各級領(lǐng)導和員工的大力支持和積極參與，可新建或利用企業(yè)現(xiàn)有硬件條件，適時適度地開始知識管理系統(tǒng)的建設(shè)，發(fā)揮知識管理系統(tǒng)作用。
參考文獻
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