認真研究探索工程項目檔案管理的規(guī)律和科學方法，對于提高工程項目科學管理水平，使之更好地為公路建設服務，具有重要的現(xiàn)實意義。
建立檔案管理工作領(lǐng)導體制
公路工程項目涉及的單位工程項目或單項工程項目較多，檔案形成渠道多，牽涉部門多，專業(yè)性強。為此，必須建立有效的公路工程項目檔案管理領(lǐng)導責任制。按照隸屬關(guān)系，將項目檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導人責任制，明確責任主體，主要領(lǐng)導負總責，分管領(lǐng)導為第一責任人，做到項目檔案工作與項目建設工作同步安排，同步推進，同步檢查。要建立項目檔案工作協(xié)調(diào)機制，加強檔案部門與其他業(yè)務部門之間的溝通，及時解決項目檔案工作中遇到的實際問題。
健全檔案管理機構(gòu)
為了確保公路工程項目檔案工作與項目建設同步進行，自工程建設之初，建設單位檔案部門就要指導幫助督促各承建施工、監(jiān)理單位建立檔案資料室，選派政治素質(zhì)高、責任心強的人員負責項目檔案的管理。確因特殊原因檔案機構(gòu)一時難以建立的，必須明確專人負責項目文件材料的收集、整理和利用工作，并配備安全可靠的檔案保管場所，嚴禁工程文件材料私存亂放。要建立“三參加、四同步”等各項檔案管理制度，確保專、兼職檔案員能夠及時參加重要計劃工作會議及各種重大設備開箱和工程的竣工驗收工作，以便檔案人員及時收集各種文件材料，防止文件材料散失。
確保檔案的系統(tǒng)、完整和準確
隨著招標制的全面推行，公路工程項目的管理已納入法制化軌道。各承建施工、監(jiān)理單位必須通過嚴格的招、投標，并簽定施工合同后方可進場施工。因此，項目建設單位的檔案部門要樹立超前意識，不失時機地向有關(guān)領(lǐng)導宣傳工程項目檔案的重要性，引起領(lǐng)導的重視，爭取把工程文件資料的收集、整理、歸檔納入合同條款，并對竣工圖的編制、形式、費用及檔案管理費用作出明確規(guī)定。這樣，通過雙方簽定合同契約這種法律形式，來有效保證文件材料的完整、準確、系統(tǒng)地歸檔。同時，運用經(jīng)濟手段，是保證項目檔案完整的又一有效措施。建設單位的檔案部門要主動與財務部門加強協(xié)調(diào)配合，把項目檔案作為工程結(jié)算的重要依據(jù)之一，提高施工、監(jiān)理單位對項目檔案工作的重視程度。各施工、監(jiān)理單位工程結(jié)算前，必須完成項目檔案的移交歸檔工作，然后持由建設單位檔案部門開具的檔案移交歸檔證明，方可到工程財務部門進行工程結(jié)算。
提高案卷整理質(zhì)量
在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，由于公路工程建設項目各施工、監(jiān)理單位領(lǐng)導的重視程度不同，配備的專、兼職檔案員業(yè)務素質(zhì)和責任心參差不齊，雖然大多數(shù)具有較高的文化程度，但熟練掌握檔案專業(yè)知識的人員卻廖廖無幾，他們對立卷的方法和文件材料檔號的編制比較陌生，整理出的案卷質(zhì)量不高，離國家標準尚有一定差距，往往在向建設單位移交時，還要返工重整，這不僅浪費了大量的人力、物力，頻繁的拆卷還不利于檔案的保護。為此，一方面，工程項目建設單位的檔案部門應加大對承建施工、監(jiān)理單位檔案工作人員的培訓力度，使他們盡快熟悉工程項目檔案分類的方法、檔號的編制、案卷的編目、整理等知識，提高業(yè)務水平；另一方面，平時要注重對承建施工、監(jiān)理單位檔案工作的業(yè)務指導與檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改；三要切實提高檔案人員的責任心，杜絕竣工驗收前工程檔案突擊整卷，切實做好日常的立卷工作，保證檔案的齊全、完整，防止因人員調(diào)整、時間過長而引起的資料丟失。
